Organiser un séminaire dans un hôtel pour faciliter l’hébergement

De la collecte des conférenciers à la recherche des sponsors, votre liste de tâches semble être sans fin. Un aspect important et stimulant dans le processus de planification est le choix du lieu.

La question est, comment choisiriez-vous l’endroit idéal pour structurer votre évènement d’entreprise ? Plusieurs éléments doivent être pris en compte. De l’objectif du séminaire au type de participants, sans parler de la question sensible du budget, rien ne doit être négligé.

Sélectionner votre hôtel selon le budget et le but du séminaire

Jardin d’un Hotel de Senlis

Lorsque vous organisez un séminaire dans un hôtel, prenez en compte le confort de vos convives. Opter pour un espace adéquat est un détail fondamental. Si le séminaire se fait pour la remise à niveau des travailleurs, on n’a pas besoin de leur offrir trop de luxe. Mais on peut accorder un peu plus d’attention à un séminaire organisé pour complimenter les membres d’une cellule de l’entreprise.

Alors, face à un budget établi qui doit offrir un confort qui pourra plaire aux différents invités, pourquoi ne pas choisir un lieu charmant ! L’essentiel c’est que les invités passent des beaux moments.

Autre point à prendre en considération : la thématique de votre séminaire d’entreprise

Choisir une bonne thématique est capital si on veut qu’un séminaire réussisse. Une thématique pertinente permet non seulement d’éveiller la curiosité, mais, inciter les uns à participer à l’évènement. Le choix du thème doit aussi concorder avec le lieu où se déroulera la manifestation. Si le séminaire porte sur les dernières technologies par exemple, un hôtel en plein centre de paris sera convenant.

Séminaire dans un hôtel et profil des convives

Lorsqu’on procède à la préparation d’un séminaire, connaitre si ce sont des Hommes moins âgés ou des personnes murs est nécessaire. Ces derniers, considérés comme des sages, le choix de l’emplacement doit correspondre à leur aptitude. Par contre, même si l’hôtel se trouve au sommet d’une montagne, ça ne sera pas gênant pour les plus jeunes.

Autre critère de choix : les infrastructures

Il n’y’a rien de plus énervant que de se retrouver après une merveilleuse soirée dans une chambre à coucher avec les appareils en panne ou sur un lit dur. Une personne qui passe une nuit plutôt agitée ne sera pas motivée à faire autre chose le lendemain.

Si l’entreprise possède un centre d’affaires, ce serait plus pratique pour les dirigeants de suivre le plan de l’évènement. C’est encore mieux si elle a une piscine ou une salle de massage, car ça aide à se détendre pendant un temps libre.

La valeur de la nourriture

C’est sans aucun doute ce qui détermine la satisfaction des convives. L’avantage qu’on a quand on organise un séminaire dans un hôtel c’est qu’on a plus besoin de faire appel à un service traiteur. Le tout c’est de s’assurer que le service de restauration de l’hôtel pourra plaire aux participants.

La salle de réunion

L’espace doit pouvoir accueillir tous vos hôtes et s’adapter selon les besoins. Une disposition en U prend souvent trop d’espace. De plus, l’enceinte doit fournir le matériel nécessaire pour faciliter le travail. Donc, la salle doit être assez éclairée, à l’abri des sons qui attirent l’attention, être à la bonne température (ni trop chaud, ni trop froid) et avoir une bonne connexion internet.

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